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consultoría
en soluciones de gestión documental
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Los sectores que se pueden beneficiar de la actividad
de nuestra compañía son muy diversos, entre otros,
banca, sanidad, industria, transporte, en todos ellos
los servicios se adecuan a las necesidades específicas
de cada sector. Esta colaboración permite a las
organizaciones conseguir y mantener grandes ventajas
competitivas, derivadas del incremento de la productividad
y de la reducción de costes, y también porque
al apoyarse en profesionales externos para estas tareas,
permite a la empresa una mayor dedicación a la
actividad que desarrolla.
El conocimiento de
las necesidades y de la evolución del mercado,
y la experiencia adquirida en la satisfacción
de las necesidades de nuestros clientes, unidas a una
continua inversión en tecnología punta, se han
reflejado en el planteamiento y desarrollo de la solución
GIT-DOC de Gestión Documental Integrada: en vez de desarrollar
una solución específica se opta por desarrollar una
solución totalmente parametrizable lo que permite
satisfacer al cliente ahora y además darle las herramientas
para satisfacer cualquier requerimiento futuro.
GIT-DOC es la integración
de las soluciones que tradicionalmente se habían
desarrollado de forma independiente para satisfacer
las diferentes demandas de la gestión documental, que
principalmente son: la captura e indexación
de documentos, la recuperación de la información,
la gestión de contenidos, y la automatización
de flujos de trabajo (distribución de tareas,
seguimiento y archivado)
Para una mejor comprensión
de las funcionalidades se tratará de forma separada
lo relativo al documento (captura, indexación
y gestión de contenidos) denominado como Gestión documental,
de lo relativo a los procesos de negocio que
trabajan con el documento denominado como Gestión de
los flujos de trabajo, aunque en GIT-DOC las distintas
funcionalidades estén totalmente integradas:
- Gestión documental,
permite archivar información existente en cualquier
formato (imágenes, documentos de aplicaciones ofimáticas,
faxes, correo electrónicos, audio, video) mediante la
asociación de información estructurada al documento
capturado (indexación) y se posibilita su posterior
consulta, recuperación y tratamiento. Además
se contempla la gestión de contenidos que permite
la recuperación organizada de la información
del sistema y la realización de un posterior procesamiento
para su publicación en otros medios.
- Gestión de los
flujos de trabajo (Workflow), permite la automatización
de los procesos de negocio. Durante un proceso los
"documentos", la "información", y las "tareas" son pasados
de un participante a otro, incluso cliente (de forma
secuencial o en paralelo), acorde a las reglas de
negocio.
GIT-DOC se ha desarrollado
utilizando los estándares tecnológicos de facto
en el mercado lo que permite la integración y conexión
con otros sistemas y aplicaciones corporativas, logrando
que los diferentes procesos de negocio se integren independientemente
de las plataformas en las que se soportan.
GIT-DOC es un sistema
de gestión documental integral completamente adaptable
(gracias a su desarrollo en módulos y a sus posibilidades
de parametrización) a las necesidades específicas
de cada compañía y de cada proyecto de gestión documental.
Pudiéndose adaptar a cualquier requerimiento,
desde la automatización de un proceso de trabajo específico
a la evolución de una organización tradicional hacia
una "empresa sin papeles".
Además la solución global
GIT-DOC, es lo suficientemente flexible y escalable,
de tal modo que permite la integración de nuevas
funcionalidades de acuerdo a la evolución
de las necesidades futuras de la empresa y a los cambios
tecnológicos que se produzcan.
NUESTRA COMPRENSIÓN
DE LA SITUACIÓN ACTUAL
La experiencia acumulada
en la prestación de servicios de tratamiento y gestión
documental a lo largo de estos años, ha permitido el
desarrollo de GIT-DOC, una solución global que
trata de eliminar los obstáculos más frecuentes a los
que se enfrentan en este terreno las empresas y el desarrollo
de una metodología específica para la realización
con éxito este tipo de proyectos.
Por tanto GIT-DOC nace
como respuesta global a un diagnóstico detallado
de los procesos de gestión documental y a una serie
de situaciones críticas que hemos venido observando
en nuestra colaboración con diversos clientes.
¿Por qué surge la
necesidad de crear un sistema integrado de gestión documental?
- Los flujos de trabajo
asociados a la gestión documental (generación y aprobación
de órdenes de compra, autorizaciones de notas de pedido,
aprobaciones de crédito, procesos de reclamaciones,
pago de facturas a proveedores) se administran de forma
manual.
- La realidad actual
es que el 80% de la información de que disponen
las empresas no está correctamente estructurada,
lo que limita la posibilidad de utilizarla de forma
ventajosa.
- El ratio de tiempo
de trabajo dedicado a tareas de gestión
documental por parte de profesionales que basan
su trabajo en el conocimiento, supone entre un 30
y un 40% del tiempo total.
- El manejo manual
de documentos produce altos costes:
- Los asociados
a su copia, archivo, traslado de la información
entre personas o a la recuperación de documentos
mal clasificados.
- Los generados por
horas hombre, tareas lentas y sin control sobre
la ejecución por la alta dependencia del papel.
- Los causados por
la falta de conocimiento de los procesos
de la empresa y la imposibilidad de medir
el cumplimiento de estándares y costes
involucrados.
- Al producirse la irrupción
de las tecnologías de la información de forma
tan extraordinariamente acelerada, éstas se han ido
utilizando para solucionar problemas concretos y
no atendiendo a planteamientos globales.
- La mayoría de los sistemas
de gestión documental no van más allá de las técnicas
de escaneado y carecen de herramientas que se adapten
a diversas necesidades y procesos y organicen el manejo
de documentos.
¿Por qué las empresas
aún no están implantando sistemas documentales?
Aunque la implantación
de un sistema de gestión documental supone siempre beneficios
importantes para las empresas y el retorno de
la inversión se hace patente, las principales causas
por las que aún no se ha generalizado dicha implantación
son:
- Normalmente los proveedores
del software sólo son desarrolladores de sistemas
y no son capaces de ofrecer a sus clientes la asistencia
necesaria para definir el tipo de sistema que más le
conviene o para detectar la parte de trabajo que con
más urgencia necesita mejorar. Para abordar con eficacia
el proceso de implantación se necesita conocimiento
en gestión documental y de contenidos así
como en automatización de procesos.
- Existe un desconocimiento
sobre la funcionalidad de una solución global como
GIT-DOC, y por tanto de los beneficios asociados. Un
sistema documental va mucho más allá de la mera digitalización
del archivo en papel. No se trata sólo de guardar
información, sino de crear un mecanismo que permita
acceder a ella de forma útil y beneficiosa para
su empresa. El sistema documental debe generar valor
en forma de tiempo, optimización y ahorro de espacio,
pero también permitiendo funciones, procesos y aplicaciones
que de otra manera no serían posibles.
- La implantación
supone un cambio con impacto en el sistema, los
procesos y las personas, cuyo grado varía mucho en función
del alcance del proyecto. El proceso de implantación
no debe limitarse a la mera instalación del software,
para que el sistema introduzca mejoras sustanciales
es necesario definir de nuevo ciertos flujos,
redefinir los documentos si es necesario y delimitar
los perfiles de acceso. Además necesita ir acompañado
de acciones que capaciten a los empleados en
los procesos de trabajo y en el nuevo sistema.
- Cuando no se dispone
de indicadores de medida sobre la gestión, las
empresas no saben "cómo lo están haciendo" ni "cómo
lo deberían estar haciendo". Esto dificulta calcular
el ahorro que la implantación de un sistema documental
supone y las mejoras que introduce en los procesos.
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