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Consultas
Los documentos pueden
ser consultados por documento o por caja, según la forma
de contratación del servicio:
- Las consultas
por caja se satisfacen con el envío de la caja que
contiene el documento (sin abrirla).
- Las consultas por
documento, con el envío del documento solicitado,
o alternativamente, con el envío por fax o e-mail o
publicación de su imagen en la web.
En ambos casos se ofrecen
servicios de consulta en nuestros centros de custodia,
o con envío de la documentación el día siguiente (consulta
normal) o bien en 4 hs. hábiles (consulta urgente).
Dependiendo del tipo de
opción de Archivo seleccionada , se ofrecen las siguientes
modalidades de consulta:
- Consulta Normal
(de Cajas o Documentos): Las consultas efectuadas
durante un día son satisfechas en el primer día hábil
siguiente.
- Consulta
Urgente (de Cajas o Documentos): Todas las consultas
efectuadas son satisfechas en 4 hs. hábiles.
- Consulta
en Depósito (de Cajas o Documentos): Los documentos
son consultados en nuestro Archivo, en áreas especialmente
acondicionadas para ello.
- Consulta
Electrónica (sólo de Documentos): Las consultas
son satisfechas por medios electrónicos que pueden ser:
• Por
FAX.
• Por EMAIL con archivos adjuntos
con el documento escaneado.
•
Por la Web de GIT- DOC con mecanismos
de contraseña y seguridad.
CONSULTAS
FÍSICAS.
Las consultas
se solicitarán telefónicamente, por fax o por correo electrónico
a la empresa GIT- DOC, y la entrega de los documentos
se efectuará en cajas normalizadas y con los debidos testigos
y boletos de préstamos.
Una vez terminada la
consulta de la documentación requerida, se efectuará la
devolución de la misma al Centro de archivos GIT- DOC,
con el Boleto de Devolución Consultas.
Mensualmente, la EMPRESA
recibirá de la empresa GIT- DOC los siguientes listados:
• Listado
de consultas realizadas en el mes.
• Listado
de consultas devueltas en el mes.
• Listado
de consultas pendientes de devolución.
CONSULTAS
WEB.
Mediante
consultas a la Web de GIT- DOC, que ofrece el acceso
a la documentación de los usuarios a través de un sistema
de Gestión documental en Internet al que se accede mediante
un browser que permite:
• Tener información
del estado y ubicación de cada documento o caja.
• Efectuar
la solicitud del documento desde el Browser de Internet.
• Además,
si la consulta es por documento y únicamente desea consultar
la imagen de los documentos, Ud. podrá solicitarlo
y ver el documento ya sea a través de un mail enviado
a su casilla personal o mediante una consulta con contraseña
desde la Web.
OTRAS
CONSULTAS.
Opcionalmente
se pueden agregar otros medios de consulta que facilitan
la búsqueda y la administración de grandes volúmenes de
documentos:
• Mediante
la implementación del software de Gestión documental
GIT-DOC instalado en la Organización.
• La documentación
es puesta a disposición de los usuarios en CDs con un
visualizador GIT- DOC.
Destrucción
Controlada
La documentación administrativa
tiene unos determinados plazos de vigencia legal. Pasado
ese periodo, nosotros nos comprometemos a eliminárselo,
garantizándole la destrucción y confidencialidad.
Cuando un cliente nos
comunica el deseo de Destrucción o Expurgo de Documentación,
nosotros verificamos el contenido remitiendo una Solicitud
de Verificación de la Orden de Expurgo junto con una
copia de dicha Orden recibida. Sólo cuando recibimos una
respuesta positiva del responsable pertinente, procedemos
a la destrucción.
Cuando de acuerdo con los criterios establecidos deba
realizarse la destrucción de documentación, se le comunicara
al cliente la relación de los mismos, y solo se procederá
a destruirlos cuando se haya recibido la correspondiente
aprobación firmada para llevar a cabo este servicio.
El proceso de destrucción
se puede realizar de dos formas:
• Destrucción
por trituración: Los documentos se compactan y se
reciclan.
• Destrucción
confidencial: Destrucción por corte cruzado. " Los
documentos se someten a un corte cruzado que produce
fragmentos de 40x3,8 mmm, como paso previo para su posterior
reciclado.
Una vez realizado el
proceso se emite el correspondiente certificado de
destrucción y un Listado de Expurgos realizados.
Seguridad
y Confidencialidad
Nuestro depósitos de archivo
están equipados con estrictas medidas de seguridad:
GENERALES
• Acceso
restringido a las instalaciones.
• Servicio nocturno de vigilancia zonal.
PREVENCIÓN DE ROBO
• Detectores
de presencia conectados a alarmas.
•
Sistemas de alarma conectados a central alarmas y policía.
PREVENCION CONTRA INCENDIOS
• Detectores
de incendio conectados a alarmas.
POLIZA DE SEGUROS
• Cobertura
de incendio, rayo, explosión, fenómenos atmosféricos,
vandalismo, huelgas.
•
Cobertura de robo y expoliación.
•
Cobertura de responsabilidad civil.
LA CONFIDENCIALIDAD
• Nunca indicamos
los nombres de nuestros clientes a un tercero.
• Las cajas
no reflejan ningún signo externo de a que cliente pertenecen.
• Salvo raras
excepciones, no mostramos nuestros Depósitos de archivos
a los clientes.
• Nunca indicaremos
en nuestros documentos comerciales las direcciones de
nuestros almacenes, solamente aquella donde se desarrolle
nuestra labor administrativa.
SEGURIDAD INFORMÁTICA
Seguridad al servidor
en el que se albergarán los documentos escaneados.
1. La seguridad de
acceso a las aplicaciones aborda principalmente tres
aspectos:
- Protección del Servidor
frente ataques externos:
• Instalación
del Firewall ISA Server en el Servidor, pudiendo
permitir dar acceso a los clientes mediante certificados
Digitales, VPN,s (PPTP, L2TP).
• En cuanto
al servidor será un Windows 2003 Server que
cumple según el Common Criteria el nivel EAL4 (el
mas alto dado para un sistema operativo).
• El servidor
Web IIS 6.0 es el más seguro actualmente del mercado.
- Protección de los
datos escaneados, ante cualquier intento de consulta
a la base de datos donde están albergados:
• Para
proteger el servidor de base de datos se utiliza
el mismo servidor el Firewall la aislará de cualquier
intrusión.
- Seguridad en el canal
de acceso de los clientes que deseen visualizar los
documentos escaneados:
• Para
proteger el canal de acceso, para las aplicaciones
Web se utilizará un certificado digital de 64 o 128
Bits (Emitido por Verisign) obligando a conectarse
a través de SSL.
• Si se
utilizaran aplicaciones cliente servidor, y opcionalmente
también para aplicaciones Web, se podrá habilitar
un acceso VPN (PPTP o L2TP), para blindar todos los
datos que fluyen a través de Internet.
2. En cuanto a la seguridad
física:
- Backup en cinta:
• Backup
diario tanto del sistema operativo como de la base
de datos ( físico y lógico).
- Aislamiento del
servidor:
• El servidor
utilizará una línea ADSL Premium (2Mb) dedicada
para los accesos remotos, y se ubicará en una zona
aislada y señalizada la prohibición de acceso.
- Plan de disaster
recovery:
• Se
harán pruebas para detallar las operaciones
en caso de un desastre. Y los tiempos necesarios para
recuperar el mismo. Detallándose todo en el SLA (Service
level agreement).
3. Integridad de los
datos.
- Software antivirus:
De servidor, Firewall, y base de datos.
Centro
de Custodia
El centro de custodia
de GIT- DOC, Cuenta con 630m2 de superficie y con 4.725
m3 de volumen o capacidad.
INSTALACIONES:
• Estanterías: • Cableado para
transmisión informática. • Sala de escaneado.
• Sala de consultas.
PERSONAL: •
Transportista. • Operarios de manipulación.
• Escaneadores/as. • Responsable
de escaneadores. • Responsable de archivo.
• Técnico informático.
MATERIAL: •
Vehículos propios. • Contenedores. •
Cajas. • Carpetas. • Ordenadores
de consulta. • Escáneres. • Montacargas.
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