|
|
|
|
descripción
general de la solución
|
El gráfico que se incluye a continuación muestra la
solución GIT-DOC y en él se pueden identificar los principales
módulos que la componen y la integración existente
entre ellos. De forma simplificada podemos distinguir
los siguientes:
- Los diferentes componentes
necesarios para la parametrización del sistema
de acuerdo a las necesidades específicas del cliente.
Los proyectos de implantación comienzan con el análisis
de requisitos que tiene su reflejo en la información
introducida en estos componentes, logrando crear un
sistema a medida del cliente sin necesidad
de modificar el código
- Los módulos para
la captura y posterior indexación, si
se requiere, de la información obtenida. Se permite
la captura de información en cualquier tipo de
soporte (audio, video, documentos ofimáticos imágenes,
correo electrónico, fax), la indexación también
se puede realizar utilizando múltiples técnicas
como videograbación, OCR, código de barras etc…
- La información introducida
en el sistema se puede recuperar utilizando las opciones
de consulta estructurada y gestión de contenidos.
La información se puede recuperar como un todo
(información sin estructurar) o utilizando los criterios
definidos en la indexación (información estructurada).
Independientemente del tipo de consulta, el resultado
de ésta se puede presentar utilizando múltiples
tipos de formatos.
- En cualquier momento,
a petición del usuario, la información capturada puede
desencadenar la ejecución de las acciones definidas
en el workflow, con las facilidades que implica:
distribución de la información, asignación
automática de tareas, seguimiento del estado
del documento y de la tarea en cada momento, generación
de información estadística de los tiempos de
cada proceso, entre otras.
|
|
Las principales características
que ofrece GIT-DOC y que además le diferencian del
resto de las soluciones del mercado son las siguientes:
GIT-DOC es un sistema
de gestión documental integral y gestión de flujos de
trabajo completamente adaptable a las necesidades
específicas de cada compañía, siendo además una solución
lo suficientemente flexible y escalable,
de tal modo que se facilita la integración de nuevas
funcionalidades de acuerdo a la evolución de las necesidades.
GIT-DOC utiliza estándares
de mercado que posibilitan la integración
y conexión con otros sistemas y aplicaciones corporativas,
de modo que los diferentes procesos de negocio queden
soportados de una manera integrada e independiente
de las plataformas en las que se soportan.
GIT-DOC utiliza estándares
de mercado que posibilitan la integración y conexión
con otros sistemas y aplicaciones corporativos,
habiendo sido desarrollado con herramientas de última
generación, que permiten rápidas implantaciones con
un 100% de eficacia.
GIT-DOC permite escalar
bien sea por crecimiento en volumen, número de usuarios
y/o capacidad de proceso, en función de las necesidades.
Es una solución con esquemas de mantenimiento adecuados,
que garantizan upgrades de funcionalidad futuros
y equipos de soporte accesibles en cualquier
momento.
GIT-DOC dispone de un
sistema de seguridad y control de accesos que
garantiza la gestión adecuada de la documentación además
de reducir las tareas de administración.
A continuación se muestra
una explicación en profundidad de cada una de estas
características diferenciadoras:
- Modularidad:
el diseño y estructuración en módulos facilita su
adaptación a la estructura de la empresa o
del proceso para el que se está implantando. También
mediante la inclusión de nuevos módulos se
asegura el crecimiento del sistema para adaptarse
a funcionalidades futuras
- Parametrización:
GIT-DOC ha sido concebido como un sistema totalmente
paramétrico de forma que pueda ser adaptado a
cualquier necesidad sin requerir costosas modificaciones
al software. Al cliente se le dota por tanto de la
capacidad para adaptar el software a nuevos requerimientos
de forma autónoma e independiente.
- Integración:
GIT-DOC utiliza estándares de mercado para
el almacenamiento de la información y la gestión de
contenidos lo que posibilita la integración y conexión
con el resto de aplicaciones corporativas sin necesidad
de modificarlos facilitando así la adopción de la
nueva solución que no tiene por requerir un cambio
absoluto de los procedimientos actuales al poder convivir
con los sistemas actuales
- Seguridad:
GIT-DOC dispone de módulo de seguridad integrado
con el resto de módulos de forma que permite su definición
a nivel de usuario, tarea o a nivel de documento.
Así se pueden parametrizar las acciones que cada usuario
puede realizar en función de su perfil, del documento.
- Potencia:
podemos decir que GIT-DOC de acuerdo al número
de funcionalidades que incluye y al número de
opciones de cada una, es un sistema completo
bajo los más exigentes criterios de calidad actuales.
Además su propia concepción (diseño modular y multicapa)
asegura el crecimiento del sistema para adaptarse
a cualquier nuevo requerimiento.
- Escalabilidad:
por el diseño realizado y la tecnología
empleada la solución tiene la capacidad de crecimiento
del sistema para soportar cualquier incremento en
la demanda de actividad en cuanto número de puestos,
capacidad de almacenamiento y de proceso
necesario, lo que asegura su adaptación al crecimiento
de la compañía
- Fiabilidad:
la solución tiene la capacidad para prestar servicio
bajo ciertas circunstancias adversas y la seguridad
que aporta el número de adaptaciones e instalaciones
realizadas con éxito. Además los niveles de
mantenimiento proporcionados garantizan mejoras
de funcionalidad futuros y equipos de soporte
accesibles en cualquier momento
- Usabilidad:
el diseño de la aplicación se ha realizado teniendo
en cuenta la importancia de conseguir una herramienta
de manejo sencillo e intuitivo que permita a usuarios
de perfil no técnico su utilización casi inmediata.
Existiendo además manuales tanto de usuario como de
administración del sistema
ARQUITECTURA
DE APLICACIÓN Y DE EJECUCIÓN
La arquitectura de
aplicación describe las características utilizadas
en el diseño de la aplicación para alcanzar los objetivos
definidos en GIT-DOC respecto a rendimiento, modularidad,
flexibilidad, y escalabilidad.
En el diseño de GIT-DOC
se ha utilizado una arquitectura en tres capas,
aceptada como la mejor alternativa para el desarrollo
de aplicaciones de última generación, de tal forma que
se construye la aplicación en tres módulos independientes
entre sí, pero perfectamente integrados:
- Capa de presentación:
agrupa los componentes necesarios para la interacción
del usuario con la aplicación
- Capa de negocio:
contiene los objetos requeridos para representar
la lógica de la aplicación
- Capa de acceso
a datos: contiene los componentes para la gestión
de la información de la aplicación almacenada en bases
de datos
De esta forma es posible
realizar un cambio en la aplicación ya sea en el interfaz,
en la lógica o en el almacenamiento de la información
sin afectar a las otras capas.
La arquitectura de
ejecución describe las características del entorno
tanto hardware como software necesarias para el funcionamiento
de una aplicación, GIT-DOC requiere de las siguientes
características:
- Las estaciones de
trabajo (clientes) se implementan sobre ordenadores
compatibles bajo sistema operativo Windows, Windows
NT.
- Los servidores se
soportan en entornos Windows y UNIX.
- GIT-DOC puede ser
configurado en modo monopuesto (cliente, servidor
sobre la misma máquina), o configurado en red local,
sistema multipuesto, el protocolo de comunicaciones
puede ser TCP/IP, OSI, entre otros.
|
MÓDULOS COMUNES Y DE
ADMINISTRACIÓN
La configuración
y administración de la aplicación se realiza desde
estos módulos, utilizando interfaces gráficos.
Logrando que, de esta forma, la práctica totalidad de
los usuarios no realicen ninguna tarea a este respecto.
Desde la administración
se realizan tareas como la definición de las jerarquías
y departamentos conforme a la organización que tenga
la empresa. También se centraliza la parametrización
de la información requerida por los distintos módulos:
gestión documental (documentos, formularios,
índices, etc), gestión de contenidos (preformatos,
plantillas,…) y workflow (procedimientos, tareas,…)
En este punto del documento
se describirá los elementos comunes a todos los
módulos, para posteriormente explicar en cada módulo
las partes específicas correspondientes.
La implantación de
una solución de gestión documental comienza por la definición
de los documentos que se van a gestionar, es decir,
el análisis de la documentación con que actualmente
trabaja el cliente: sus órdenes de pedido, sus facturas,
albaranes, etc. por lo que la exposición de las funcionalidades
comenzará por este punto para luego tratar el resto
de módulos de configuración y administración del sistema.
DOCUMENTOS
Los documentos manejados
por GIT-DOC pueden provenir de cualquier tipo de
fuente de información: imágenes blanco y negro,
color, texto, vídeo, sonido, ficheros de aplicaciones
ofimáticas etc.
Cada documento tiene
asociado un conjunto de datos genéricos que son
requeridos para el funcionamiento de la aplicación,
los más significativos son:
- Nombre del documento
- Tema del documento
- Autor del documento
- Fecha de creación del
documento, de última modificación, de aprobación, etc.
- Tipo de formato del
documento
- Estado del documento
- Índices estructurados
del documento ó contenido del documento
Cada documento
que utilice la empresa o que participe en el proceso
que se quiere gestionar será parametrizado (definido)
dentro de la solución GIT-DOC, creando un nuevo perfil
del documento, de tal forma que al realizar su captura
se realicen las acciones adecuadas en función del perfil
del documento, por ejemplo:
- Definición automática
del plazo de aprobación: tiempo establecido
desde la creación hasta la aprobación.
- Definición del plazo
máximo de validez histórica: el tiempo de validez
del documento establecido a partir de su aprobación.
- Notificación a
los usuarios de acuerdo al tipo y al estado del
documento o la ejecución del workflow definido para
el perfil del documento
Los distintos documentos
se organizan de forma jerárquica mediante
carpetas que permiten rápidamente la localización de
cualquiera de ellos.
En la herramienta se
incluyen las funciones de visualización de los
documentos utilizando el editor comercial con el que
fue creado. También se contempla la creación de nuevos
documentos y la asociación de notas
El sistema funciona
como un gestor de versiones, pudiendo almacenar
múltiples versiones de un documento para realizar el
seguimiento de las modificaciones realizadas, evitando
errores por trabajar siempre sobre la versión
correcta del documento.
Durante toda la vida
del documento se guarda la información de las incidencias
ocurridas, lo que permite realizar un completo registro
de su historia, guardando información como:
- Fecha y hora
en la que se realizó la incidencia por el usuario.
- Estado inicial del
documento.
- Tipo de incidencia:
visualización, modificación, impresión, firma, notificaciones.
- Estado final
del documento.
- Usuario que
realizó la incidencia.
Cada perfil de documento
deberá tener asociada la información de seguridad
correspondiente, que se podrá definir en múltiples
niveles:
- Los tipos de acceso
(consulta, modificación e impresión) que se permiten
definidos en función del perfil del usuario.
- Los propietarios
del documento, que son aquellos usuarios que disponen
del nivel de autorización necesario para definir los
tipos de accesos e incluir nuevos usuarios en el grupo
de los propietarios.
- Gracias al uso de
la firma electrónica, el conjunto de datos que
identifican formal y unívocamente al autor del documento,
se controla en todo momento los usuarios responsables
del documento y al autor de las acciones realizadas
sobre el mismo.
Para cada perfil
de documento también se define la información necesaria
para el proceso de indexación, es decir, los
campos que se deben introducir para clasificar correctamente
los contenidos del documento, permitir la búsqueda rápida
y certera de un documento y posibilitar la gestión
de contenidos de la información capturada.
ADMINISTRACIÓN
El módulo de administración
es el conjunto de herramientas que permite la configuración
del funcionamiento de GIT-DOC, en lo relativo a
la definición de perfiles de usuario y la asociación
de las posibles funciones correspondientes a cada
perfil.
En la mayoría de las
situaciones, las capacidades que se otorgan a los usuarios
de un sistema, son comunes a un conjunto de ellos. GIT
-DOC utiliza como medio de agrupación de los
usuarios el Perfil de Usuarios.
Definimos Perfil de
Usuario como una categorización de un grupo de usuarios
que requieren la asociación de las mismas capacidades
de operación sobre el sistema. Las capacidades de operación
de los usuarios en GIT -DOC las denominamos permisos.
El sistema de gestión
documental nos permite crear tantos perfiles de usuarios
como deseemos, pudiendo incluir en un perfil de usuario
desde un solo usuario hasta todos los usuarios de la
empresa.
El acceso a la herramienta
requiere la autentificación del usuario mediante
la introducción de su nombre de usuario y la contraseña
asociada, de esta forma, se protege al sistema de
acceso nos permitidos, se recupera el detalle de las
acciones permitidas en función del perfil del usuario
y se realiza el seguimiento de cualquier acción
realizada en el sistema.
Existe un perfil
especial de usuario, el de administrador del
sistema, que tiene acceso a todas las funciones
del mismo:
- Tiene total control
de la herramienta a nivel del sistema, pudiendo
acceder a todas las áreas de la herramienta sin ninguna
clase de restricción para realizar las tareas de mantenimiento
necesarias.
- Define los niveles
de seguridad de cada perfil de usuarios, ya que
cuenta con el nivel máximo de permisos para poderlos
asignar o restringir al resto de usuarios registrados.
- Gestiona el alta
y baja de los usuarios de la herramienta.
- Permite establecer
las reglas de vida de los documentos, así como
las personas que deben firmar un determinado tipo
de información o documentación.
- Tiene control
sobre la parte de contenidos que se cuelguen
y utilicen dentro de la herramienta.
El resto de perfiles,
los perfiles de usuarios, se diferencian en los permisos
que poseen estos permisos pueden referirse a:
- Las acciones permitidas
en relación de la definición de usuarios, siendo
las más importantes:
- Creación de nuevos
usuarios.
- Parametrización
de los perfiles de usuario.
- Configuración de
accesos a documentos y carpetas.
- Parametrización
de alertas, correo, SMS etc.
2) Las acciones permitidas
en relación de los documentos del sistema, siendo
las más importantes:
- Creación, modificación,
consulta e impresión de documentos
- Captura de
documentos.
- Indexación
de documentos.
- Revisión, aprobación,
publicación y consulta de documentos.
3) Las acciones permitidas
en relación a los procesos definidos en el sistema,
siendo los más importantes:
- Creación de tareas,
procedimientos, flujos, listas, y acciones.
- Iniciar procedimientos,
permitir enrutamiento manual.
- Consultar el estado
de los procesos en curso.
SISTEMA DE BACKUP
La herramienta soporta
mecanismos de backup de la documentación que
está gestionando con las siguientes características:
- El backup puede ser
masivo (todas las bases de datos) o selectivo
(a nivel de base de datos o de política de seguridad).
- El backup puede
realizarse de forma manual o ejecutarse de
forma planificada en el tiempo.
- El backup además
de guardar la documentación guarda la información
relativa a la gestión del sistema.
- El sistema backup
incorpora un mecanismo de restauración de una
copia de seguridad, lo que incluye tanto la información
de la documentación como de la parametrización
del entorno.
TRAZABILIDAD
Todo lo que un usuario
realice dentro de la herramienta queda registrado para
su posterior trazabilidad.
Garantiza en todo
momento saber quién ha hecho qué y cuándo se ha hecho
y quién lo ha autorizado.
La herramienta permite
realizar también el seguimiento de cualquier documento,
obteniendo su evolución histórica e informando de las
operaciones que se han realizado sobre el documento.
La aplicación permite
la trazabilidad de las incidencias (no firmas
en tiempo, etc.) para medir la calidad del trabajo,
sirviendo a los auditores de calidad para evaluar el
cumplimiento de las ISO 9001-2000 o de las normas de
calidad definidas en la empresa.
Para facilitar el análisis
de las trazas durante su visualización es posible definir
filtros para una mejor visualización y comprensión,
además las trazas pueden ser exportadas a otros
sistemas para su posterior procesado.
GESTION DOCUMENTAL
El siguiente gráfico
muestra el funcionamiento de la gestión manual en
comparación con la gestión documental. Para cada
una de las fases se establece su relación con la fase
equivalente en el otro tipo de gestión. También presenta
la problemática y los beneficios obtenidos
en cada tipo de gestión:
|
|
1) El archivado
de los documentos en la gestión manual se corresponde
con la captura/indexación de los documentos
en la gestión documental. En el análisis y comparación
de cada tipo de fase se destacan los siguientes aspectos:
- En el archivado
existe un único documento, lo que presenta múltiples
inconvenientes: el riesgo físico de pérdida del documento,
el archivo puede ser dañado o afectado por múltiplos
accidentes, en cada momento solamente puede estar trabajando
una persona.
En cambio con la gestión documental, después
de la captura es posible realizar cualquier número
de copias lo que incrementa la seguridad. Además
estas copias pueden encontrarse alejadas físicamente
sin grandes costes y permite el trabajo de múltiples
personas con el mismo documento.
- La seguridad
en el caso del archivado se establece por documento,
no siendo posible establecer diferentes niveles de
acceso en función de la información contenida en
el documento. La seguridad es mayor en el caso informático
porque evita el desplazamiento del documento o la realización
de copias no permitidas.
- El espacio requerido
para el archivado manual es muy superior al que se precisa
para el almacenamiento digital logrando una disminución
en los costes. A medida que la firma digital se
haga más frecuente en las empresas, se hará innecesario
el almacenamiento de las copias físicas como resguardo
de una operación
2) La búsqueda o
recuperación de documento en el archivado manual está
relacionada con el proceso de consulta en la gestión
documental.
En el primer caso, será
necesario revisar un número mayor de documentos
hasta encontrar el requerido lo que implica el empleo
de tiempo y esfuerzos en la localización y análisis
de documentos, mientras que con la indexación se
accede directamente al documento buscado:
- La localización
manual puede ser un proceso extremadamente costoso
en tiempo y en esfuerzos, sobre todo si el archivo no
está adecuadamente organizado, además el ambiente de
trabajo se deteriora por tener que aplicar esfuerzos
a tareas no productivas. Mediante la consulta es
posible tanto buscar los documentos por los datos
claves previamente parametrizados, como por el contenido
del mismo lo que permite una búsqueda automática,
inmediata y sin errores, pudiendo además retirar
cualquier número de documentos.
- En el archivado
manual existe un único documento, por lo que de
forma simultánea, sólo es posible que un empleado
lo esté utilizando.
Mediante la gestión documental cualquier número de
ellos puede estar trabajando sobre él. En caso de
realizar copias del documento se incurren en los gastos
de copia, se incrementan los riesgos relacionados con
la seguridad y también existe el riesgo de trabajar
con copias no actualizadas del documento.
- En algunos casos,
por la antigüedad de los documentos o por sus dimensiones,
su manipulación se hace extremadamente delicada
o dificultosa, mientras que con la gestión documental
no existe riesgo físico para el documento y la manipulación
es mucho más sencilla.
3) La manipulación
de la información se traduce en la gestión
documental en la gestión de contenidos. Una vez
capturada e indexada la información se obtienen múltiples
ventajas en su posterior tratamiento: automatiza
tareas repetitivas, evita trabajos manuales, aumenta
la calidad de los resultados obtenidos:
- La manipulación
manual requiere emplear grandes esfuerzos
en tareas que no aportan valor, como la obtención de
acumulados, los cambios de formato, etc. que son realizadas
frecuentemente y recurrentemente sobre la misma información
para la generación de otros documentos.
Con la gestión de contenidos estas tareas se
realizan de forma automática, reduciendo de forma
significativa el tiempo necesario para la obtención
de los documentos requeridos y el posible número de
errores que frecuentemente se dan en la gestión manual.
- Todos los procesos
manuales tienen una curva de aprendizaje significativa,
además es habitual que durante la misma, los resultados
obtenidos no cumplan los requerimientos establecidos
impactando negativamente en la calidad y en el ambiente
de trabajo.
Mediante la gestión documental se reducen estas curvas
de aprendizaje asegurando desde el primer momento
la calidad del trabajo.
CAPTURA
El modelado de la empresa
comienza por la modelización de los documentos que
forman parte del proceso o procesos que se quieren automatizar.
Esta información se introduce en el módulo de administración
(en la sección de documentos) parametrizando GIT-DOC,
de forma que una vez concluida esta fase, ya es posible
comenzar inmediatamente con la captura o introducción
de los documentos en el sistema.
En función del tipo
de documento (papel, documentos de cualquier tipo, correos
electrónicos, fax, etc.) se utilizará un medio u otro
para la captura:
- Papel, su incorporación
se realiza mediante las técnicas de escaneado.
- El motor de
escaneado incorporado soporta los siguientes
tipos de interfaces SCSI, VIDEO, TWAIN, lo que en
la práctica se traduce en que es posible la conexión
de cualquier escáner compatible del mercado.
- La imagen capturada
es tratada posteriormente utilizando los filtros
y funciones adecuadas para conseguir la máxima
calidad de la misma (limpieza de fondo, reconstrucción
de carácter, alineamiento, limpieza de bordes).
- El archivo de
la imagen se comprime en formatos TIFF G4, JPEG,
PCX, PDA, TIFF, DCX, BMP y CALS, siendo también
posible su conversión a PDF, y finalmente se archiva
en la base de datos del sistema.
- Documentos de cualquier
tipo, es posible incorporar fácilmente hasta 200
formatos de documentos diferentes con la posibilidad
de considerar el documento como una imagen o tratar
el contenido del documento. Entre otros, se permite
la incorporar los siguientes tipos de documentos:
- Ficheros ofimáticos,
ficheros de Microsoft Office como .doc, .ppt, .xls
- Fichero de programas
diseño asistido por ordenador como Autocad
- Múltiples formatos
de imagen como .tif, .gif, .pcx, .bmp, .jpg,
etc.
- Otros tipos
de documentos como .html o .pdf
- Correos electrónicos,
permite capturar mediante la conexión a un servidor
de correo (MAPI o SMTP) tanto del texto del correo
como de los archivos adjuntos al mismo
INDEXACION
La indexación permite
asociar (utilizando múltiples técnicas) a los
documentos capturados la información correspondiente
a su contenido, de forma que luego sea posible su
localización inmediata en función de éstos. También
posibilita la utilización de los mismos, por ejemplo,
para obtener un total o para su publicación en una página
web.
En función del tipo
de documento y del proceso en cuestión, para su indexación
se utilizarán una o varias de las siguientes técnicas:
- Videograbación,
el software de grabación de datos integrado permite
realizar la indexación manual, contemplando todas las
funciones y controles del software data-entry
tradicional: doble grabación con la finalidad de garantizar
la correcta indexación, validación en tiempo real de
los datos tecleados, incorporación de flujos de trabajo,
etc.
- OCR, (reconocimiento
óptico de caracteres) es el proceso de obtención a partir
de una imagen del texto que incorpora. Este módulo permite
reconocer los caracteres escritos por medio de una máquina
de escribir o una impresora. De forma dinámica y por
el usuario se definen los formularios utilizados
en la captura permitiendo, la creación de zonas dentro
de éstos, la definición de las reglas de validación
y video corrección de las mismas.
- Código de barras,
permite leer mediante dispositivos ópticos la información
codificada en el código de barras. Es la mejor tecnología
para implantar un sistema de identificación automática.
Entre otros se pueden procesar los siguientes códigos
de barra: Código 128, 3 OF 9, Código 93, EAN 13, EAN
8, Interleavez 2 OF 5, UPC A, UPC E, Automático.
- OMR, (reconocimiento
óptico de marca) es la capacidad de detectar la presencia
o ausencia de marca en una zona y traducir esa información
en un número o una letra. La lectura óptica de marcas
es una tecnología avanzada que permite la captura
automática de documentos estructurados, utilizada
por ejemplo en encuestas, oposiciones, exámenes, etc.
GIT-DOC incorpora un
potente motor de búsqueda que permite realizar
búsquedas de forma rápida, jerarquizada y en concordancia,
gracias a su organización estructural en árbol, pudiéndose
realizar dentro de una base de datos, de un documento
o de cualquier combinación de los dos anteriores.
Se distinguen los siguientes
tipos de búsquedas: información estructurada y no estructurada
- Búsquedas simultáneas
sobre múltiples bases de datos
- Búsquedas de un texto
completo o de parte de un texto, pudiendo utilizar
operadores lógicos (AND, OR, NOT..)
- Búsquedas concatenadas,
tomando como el espacio de búsqueda del resultado anterior
- Búsquedas sobre los
campos de las propiedades de los documentos (nombre,
autor, ubicación, notas, etc.)
- Búsquedas utilizando
los criterios de indexación definidos en durante
la parametrización del documento
Durante la consulta
están habilitadas una serie de utilidades que permiten
las siguientes acciones sobre el documento consultado:
- Anotar un texto
o asociar una nota a los documentos consultados
- Remarcar una zona
determinada del documento para destacarla
- Tachar una zona
determinada del documento
- Dibujar múltiples
objetos sobre el documento como líneas, flechas,
círculos,…,
- Marcar imágenes
para su posterior impresión o envío por e-mail o a través
de fax
- Permite anexar
a la imagen seleccionada cualquier tipo de archivo
- Comenzar o continuar
un flujo de trabajo a partir del resultado de la
consulta realizada
- Rotar 90º o
hacer un zoom sobre el documento para una mejor visualización
GESTIÓN DE CONTENIDOS
El objetivo de la gestión
de contenidos es permitir la recuperación organizada
de la información del sistema y la realización de
un posterior procesamiento para su publicación
en otros medios.
La gestión de contenidos
de forma genérica permite su edición, creación, administración,
y publicación de contenidos en plataforma web, la
solución GIT-DOC permite además las siguientes acciones:
- Almacenar diferentes
versiones de cada documento.
- Gestionar los usuarios
(perfiles y roles) y definir políticas de redacción
y publicación.
- Compartir documentos
por varias personas en distintos entornos.
- Buscar, indexar
o consultar documentos de forma eficiente.
- Gestionar y editar
las plantillas de documento y servir un mismo
documento en formatos diferentes (XHTML, PDF,
etc.)
- Ofrecer servicios
interactivos para el usuario: acceso restringido,
personalización de la interfaz, publicación de comentarios,
etc.
- Conocer estadísticas
de acceso e históricos de administración,
trazabilidad.
Dentro de la gestión
de contenidos de GIT-DOC se debe distinguir dos tipos
diferentes de procesamientos, aquellos prediseñados
y los que el usuario puede diseñar de acuerdo a sus
necesidades:
- Procesamientos
prediseñados, son los más habituales y/o los de
naturaleza más compleja y que son realizados por el
personal experto de GIT-DOC de acuerdo a los requerimientos
de los usuarios de la empresa.
- Procesamientos
definidos por los usuarios, mediante la utilización
de una herramienta de diseño gráfico permite al usuario
especificar el origen de los datos que se deben recuperar,
el formato con el que se deben presentar e incluir
información estática tanto imágenes como texto.
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES
La gestión documental
de GIT-DOC, permite archivar información existente
en cualquier formato (imágenes, documentos de aplicaciones
ofimáticas, faxes, correo electrónicos, audio, video),
mediante la asociación de información estructurada
al documento capturado (indexación) se posibilita
su posterior consulta, recuperación y tratamiento.
- La captura de información
se puede realizar sobre prácticamente cualquier tipo
de formato: papel, ficheros informáticos y correos
electrónicos
- Se disponen de múltiples
técnicas de Indexación:
Videograbación, OCR, Código de barras, OMR
- Controla en
todo momento a los usuarios responsables del documento
y al autor de las acciones realizadas sobre él,
gracias a la firma electrónica.
- Potente motor
de búsqueda que permite realizar búsquedas de
forma rápida, jerarquizada y en concordancia, gracias
a su organización estructural en árbol:
- Búsquedas
simultáneas sobre múltiples bases de datos
de un texto completo o de parte de un texto,
- Búsquedas
concatenadas, tomando como el espacio de búsqueda
del resultado anterior
- Búsquedas utilizando
los criterios de indexación definidos
en durante la parametrización del documento
- Potentes herramientas
disponibles durante la consulta como:
- Anotar un
texto o asociar una nota a los documentos consultados
- Remarcar
una zona determinada del documento para destacarla
- Tachar una
zona determinada del documento
- Dibujar objetos
sobre el documento, líneas, flechas, círculos,…,
- Marcar imágenes
para su impresión, envío por e-mail o
por fax
- Permite anexar
a la imagen seleccionada cualquier tipo de archivo
- Ejecución de
un flujo de trabajo a partir de la consulta
realizada
- Rotar 90º
o hacer un zoom sobre el documento
- La gestión de
contenidos permite la recuperación organizada
de la información del sistema y la realización de
un posterior procesamiento para su edición, creación,
administración, y publicación de contenidos en plataforma
web:
- Almacenar diferentes
versiones de cada documento.
- Gestionar
los usuarios y definir políticas de
redacción
y publicación.
- Compartir documentos
por varias personas en distintos entornos.
- Buscar, indexar
o consultar documentos de forma eficiente.
- Gestionar y editar
las plantillas de documento y servir un mismo
documento en formatos diferentes (XHTML, PDF, etc.)
- Ofrecer servicios
interactivos para el usuario: acceso restringido,
personalización de la interfaz, publicación de comentarios,
etc.
- Conocer estadísticas
de acceso e históricos de administración,
trazabilidad.
Dentro de la gestión
de contenidos de GIT-DOC se debe distinguir dos tipos
diferentes de procesamientos, aquellos prediseñados
y los que el usuario puede diseñar de acuerdo a sus
necesidades:
- Procesamientos
prediseñados, son los más habituales y/o los de
naturaleza más compleja y que son realizados por el
personal experto de GIT-DOC de acuerdo a los requerimientos
de los usuarios de la empresa.
- Procesamientos
definidos por los usuarios, mediante la utilización
de una herramienta de diseño gráfico permite al usuario
especificar el origen de los datos que se deben recuperar,
el formato con el que se deben presentar e incluir
información estática tanto imágenes como texto.
WORKFLOW
|
|
La actividad diaria
de las organizaciones implica la definición y ejecución
de flujos de trabajo o workflows, es decir, un conjunto
de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo
por distintos miembros para la consecución de un
mismo objetivo.
Los flujos de trabajo
de muchas de estas organizaciones incluyen en su secuencia
de tareas la gestión de documentos, como por
ejemplo: la generación y aprobación de órdenes de compra,
autorizaciones de notas de pedido, aprobaciones de crédito,
procesos de reclamaciones, pago de facturas de proveedores,
etc.
Este tipo de tareas
se llevan a cabo normalmente de forma manual empleándose
una gran cantidad de horas en trabajos administrativos
(e incurriendo en grandes costes de explotación) debido
al volumen masivo de documentos a manejar, la
alta dependencia de papel, el traslado de información
entre personas, la falta de conocimiento de los
procesos de la empresa o la dificultad para medir el
cumplimiento de estándares y costos involucrados.
Esto implica una ejecución
lenta y sin un control fiable sobre la misma, en
un entorno con demandas crecientes de competitividad,
calidad y servicio al cliente; mejora continua de los
procesos; mejor coordinación, comunicación y cooperación;
mayor agilidad y flexibilidad de los sistemas que soportan
el negocio.
La amplia experiencia
de nuestra empresa en la gestión de procesos documentales,
nos permite contar con una solución capaz de satisfacer
las mencionadas necesidades de nuestros clientes, automatizando
el intercambio de información entre los participantes
y de acuerdo a las reglas de negocio establecidas. Con
la solución GIT-DOC la gestión de aquellos procesos
que requieren el intercambio y revisión de documentos
por distintas personas se puede automatizar, facilitando
la gestión y el control de la información.
De esta forma, se
evita tener que manejar grandes volúmenes
de papel, logrando un conocimiento real de los costes
y su reducción respecto a los procesos manuales,
permite una visión global de los procesos corporativos,
un mejor entendimiento del negocio y el control
total del cumplimiento de estándares.
Por otra parte, la
monitorización proporciona la información necesaria
acerca de la eficiencia de los procesos para poder poner
en marcha medidas correctoras, agilizar los procesos,
eliminar cuellos de botella, redefinir controles de
seguridad y garantizar la ejecución de los mismos.
GIT-DOC Workflow
es una solución que permite la definición, administración
y control los flujos de trabajo y la automatización
de procesos.
Las funcionalidades
de GIT-DOC WORKFLOW permiten:
1) El diseño de procesos
pudiendo especificar:
- Las tareas
que componen el proceso y el orden secuencial o en paralelo
en que deberán ejecutarse. Además se podrán planificar
gráficamente las rutas y dibujar los diferentes
recorridos de los documentos por el organigrama de la
empresa.
También se contempla
el diseño de rutas alternativas para el caso
de que en un mismo proceso, los documentos en función
de ciertos criterios, puedan seguir rutas diferentes.
- Las personas que
las van a realizar. Se asegura que las tareas se
asignen a las personas de forma automática según criterios
establecidos.
El sistema observa
la posibilidad de introducir órdenes de delegación
de tareas en otro usuario (para que en caso de ausencia
de un responsable no se detenga el proceso) asegurando
que éstas quedan reflejadas.
- Los recursos de
información que se asignarán proactivamente a las
personas que deban ejecutar las tareas para asegurar
su realización.
2) Puesta en marcha
del proceso. La ejecución de un proceso se puede
iniciar de varias formas: desde la captura de un documento,
desde los resultados de una consulta (pudiendo recuperarse
por infinidad de criterios o reglas a establecer: autor,
nombre, procedencia, palabras clave, códigos, etc.)
o bien, mediante la selección de la tarea por el usuario.
Una vez iniciado, las
acciones ejecutadas son:
- El enrutamiento
de los documentos hacia los distintos usuarios que realizarán
las funciones asignadas según el proceso.
- Una vez los documentos
llegan al usuario asignado, éste podrá gestionar,
crear, editar, visualizar, autorizar, firmar o eliminar
dichos documentos o imágenes.
3) Durante la ejecución
del proceso permite:
- Envío de avisos
a las personas de las actividades de su responsabilidad
y que son parte de una cola de workflow, optimizando
la colaboración entre personas que compartan procesos.
- Control de estados:
si varios usuarios tienen que realizar aportaciones
a un mismo documento, el sistema gestiona el acceso
a éste, de modo que no se solapen modificaciones ni
se generen conflictos de múltiple concurrencia.
- Definición y control
de alertas según criterios de tiempo, evento o condición,
provocando así algún mensaje a un supervisor, un escalado
de actividades a otras personas para que las resuelvan
o una reasignación automática.
- Consulta de procedimientos
"on line" para cada instancia del proceso.
4) Seguimiento de
las tareas en curso. GIT- DOC permite el conocimiento
del estado de los procesos.
5) Gestión de procesos.
Posibilidad de crear y evaluar métricas relacionadas
con el tiempo, coste o calidad del proceso. Todos los
procesos realizados quedan registrados para su cómputo,
análisis y seguimiento, lo que además posibilita disponer
de un histórico.
FUNCIONALIDADES WORKFLOW
La gestión de procesos
de GIT-DOC, es una solución que permite la definición,
administración y control de los flujos de trabajo
y la automatización de procesos asociados.
Durante el diseño
de procesos se especifica:
- Las tareas
que componen el proceso y el orden en que deberán
ejecutarse.
- La planificación
gráfica de las rutas, dibujando los diferentes
recorridos de los documentos por el organigrama de
la empresa.
- Los usuarios
responsables que las van a realizar, las tareas
se asignan a las personas de forma automática según
criterios establecidos.
- La posibilidad de
introducir órdenes de delegación de tareas
en otro usuario.
- Los recursos
de información que se asignarán a las personas
que deban ejecutar las tareas para asegurar su realización.
La puesta en marcha
del proceso comienza desde la captura de un
documento, desde los resultados de una consulta
o mediante la selección de la tarea por el
usuario.
El enrutamiento
de los documentos se produce de forma automática
hacia los distintos usuarios que realizarán las funciones
asignadas según el proceso: gestionar, crear, editar,
visualizar, autorizar, firmar o eliminar dichos documentos
o imágenes.
Durante la ejecución
de proceso están disponibles múltiples funciones:
- Envío de avisos
a las personas de las actividades de su responsabilidad
y que son parte de un workflow.
- Control de estados:
gestión del acceso al documento por
distintos usuarios de modo que no se solapen modificaciones
ni
se generen conflictos de múltiple concurrencia.
- Definición y control
de alertas según criterios de tiempo,
evento o condición, provocando así algún mensaje a
un
supervisor, un escalado de actividades a otras personas
para
que las resuelvan o una reasignación automática.
- Consulta de procedimientos
"on line" para cada instancia del proceso.
- Seguimiento de
las tareas en curso. GIT- DOC permite el conocimiento
del estado de los procesos.
La gestión de procesos
permite crear y evaluar métricas relacionadas
con el tiempo, coste o calidad del
proceso. Todos los procesos realizados quedan
registrados para su cómputo, análisis y seguimiento,
lo que además posibilita disponer de un histórico.
|
|
|
