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Metodología
de implantación
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Nuestro enfoque de colaboración está basado en una metodología
propia, adaptada a la naturaleza concreta de este tipo
de proyectos, y a las características técnicas y funcionales
de la solución. Con
este proceso, aseguramos la correcta implantación, generando
ahorro tanto de tiempo como de costes.
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1) Análisis de necesidades
y definición
En primer lugar se comienza
con un análisis general de la situación actual,
este análisis se lleva a cabo mediante reuniones con
los responsables y usuarios de los departamentos implicados,
con el fin de obtener una visión global de la
situación actual que permita lograr los siguientes resultados:
- Análisis y diagnóstico
de la situación actual, incluyendo el estudio de
los documentos utilizados en la organización, la revisión
de los procesos actuales y la toma de requerimientos
sobre posibles mejoras.
- Elaboración junto
a los responsables de un Plan de acción con los
hitos a corto, medio y largo plazo, de acuerdo a su
criticidad y/o a las prioridades del negocio. Dicho
plan incluirá, entre otras, la siguiente información:
- Descripción
de cada acción o proyecto y beneficios esperados
- Fecha de
comienzo y fin del proyecto
- Usuarios
involucrados y responsables del proyecto
- Definición de los
requerimientos y de las especificaciones técnicas
y funcionales considerados como generales o
globales al sistema: arquitectura técnica, integración
con otros sistemas, perfiles de seguridad, etc.
Cada uno de los distintos
proyectos que se emprendan de acuerdo al plan de acción
comenzará con una fase de análisis y definición de los
requisitos y especificaciones concretos del mismo.
2)
Diseño
Tras la fase de definición
se realiza el diseño de las especificaciones funcionales
y técnicas de acuerdo a la naturaleza y al alcance
del proyecto abordado. A continuación se describen de
forma resumida los principales entregables para
un proyecto de gestión documental y uno de gestión de
procesos.
Gestión documental
Entregables relativos
a la documentación:
- Tipos y características
de los documentos que intervienen en el sistema
- Campos que incluye
cada documento e información correspondiente a cada
uno de ellos (descripción, valores permitidos, validaciones
cruzadas,...)
Entregables relativos
a la indexación
- Métodos de indexación
a utilizar: videograbación, OCR, etc.
- Criterios de
indexación: información necesaria en función del método
para la identificación de contenidos: definición de
zonas, formularios, etc.
Entregables relativos
a las consultas y gestión de contenidos
- Tipos y criterios
de consultas que se deben realizar, información que
se debe mostrar en cada una de ellas
- Diseño a medida
de las consultas e informes requeridos por los usuarios
Gestión de procesos
Entregables relativos
a las tareas:
- Información de las
tareas, características
- Métricas para
evaluación de la eficiencia
- Responsables
y posibles funciones a realizar
- Orden y tipo (secuencial
o paralela) de ejecución
Entregables relativos
a las rutas
- Definición de
rutas
- Criterios de
enrutamiento
También se realizará
la toma de requerimientos funcionales y técnicos
para la integración de la solución GIT-DOC con
otros sistemas de la empresa que afecten al proyecto.
3)
Parametrización
Una vez concluida la
fase de diseño anterior se comienza la parametrización
del software de acuerdo a la información obtenida.
Se realizan las pruebas de usuario correspondientes
y los test unitarios.
4)
Integración
Se diseña y ejecuta
el plan de pruebas de integración para verificar
el correcto funcionamiento de la solución con el resto
de sistemas implicados en el proceso, verificando también
el "performance" de la aplicación en el entorno real
de la empresa.
5)
Implantación
Se realiza la implantación
de la solución en la empresa, y la ejecución
del plan de formación en el nuevo sistema y en
los procesos afectados y en los nuevos.
Durante el arranque
y el periodo establecido de mantenimiento se realizan
las actividades de soporte a los equipos de gestión
de sistemas y aplicaciones, incluyendo la gestión
de incidencias y/o mejoras.
6)
Seguimiento y Control
Durante la ejecución
de cada una de las fases anteriores se llevará a cabo
el seguimiento y control de los objetivos definidos
para cada una de ellas. Esto implica la revisión
del cumplimiento de las tareas descritas
para cada fase por cada responsable asignado,
fechas de entrega y su grado de calidad.
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