A pesar de que la implantación de un sistema documental
entrañe ciertos riesgos, actualmente existen múltiples
razones que apoyan la implantación de una solución
como GIT-DOC, además el conocimiento acumulado
y la metodología empleada minimizan los impactos
negativos que pudieran presentarse.
¿Por qué implantar
la solución GIT-DOC en este momento?
- La situación actual
del mercado cuya naturaleza es no expansiva, unida
a un fuerte aumento de la competencia, obliga a las
empresas a buscar la eficiencia en los procesos
y ganar rapidez, flexibilidad y capacidad.
- Experiencias anteriores
en proyectos de gestión documental demuestran
que se pueden conseguir ahorros de costes, atribuibles
a la mejora de la eficiencia, superiores al 30%.
Según un artículo publicado en Baquia.com "Microsoft
asegura que la menor utilización de formularios de
papel le ha permitido ahorrar más de 40 millones de
dólares en un año".
- La tremenda evolución
tecnológica que se ha producido en los últimos
años, nos sitúa actualmente en un momento en el que
la tecnología necesaria para abordar un proyecto de
implantación de un sistema documental, ya está suficientemente
madura y además permite su aprovechamiento
con unos costes reducidos tanto desde el punto
de vista hardware como software.
- Dentro de estos
avances tecnológicos, cabe destacar las enormes posibilidades
que abre la nueva normativa sobre la firma
electrónica de cara a la automatización de los
procesos, permitiendo mayor comodidad y dinamismo
en la tramitación de gestiones.
- Existe un interés
creciente por la coordinación y la estandarización
de los procesos de acuerdo a las mejores prácticas
y a las normas de calidad internacionales,
lo que se ve fuertemente facilitado por la utilización
de las herramientas informáticas adecuadas.
- Un aumento en
la complejidad del negocio que se manifiesta en
un aumento del empleo cualificado (de conocimiento),
en el incremento en el número de proveedores
y en cambios en la estrategia del negocio cada
vez más frecuentes. De nuevo la utilización de las
herramientas software adecuadas, reduce esta complejidad
proporcionando una ventaja competitiva a
las empresas que las utilicen.
- Las tendencias
del mercado como globalización, fusiones, adquisiciones,
etc., producen en la empresa un aumento del número
de fuentes de información y su tipo, así como
la utilización de múltiples software en una misma
entidad para realizar un único proceso y/o la convivencia
de múltiples sistemas, resultando crítica la integración
y coordinación tanto de oficinas como de equipos
que se encuentran dispersos. En este sentido las nuevas
herramientas de gestión basadas en nuevas tecnologías
contribuyen a transformar una empresa constituida
por numerosas unidades en una organización
integral, global y eficiente.
Además de la situación
que presenta actualmente el entorno tecnológico, económico
y de mercado, las principales razones para implantar
un sistema de gestión documental se derivan de los beneficios
que la solución GIT-DOC proporciona:
- Ahorro de costes
por reducción de tareas administrativas como
pérdidas de tiempo en archivo y recuperación de los
documentos, tratamiento de la información (obtención
de copias, recuperación de datos incluidos en el documento,
envío de la documentación a otras personas) y ahorro
en espacio.
- Incremento de
la calidad de procesos documentales: se facilita
la integración de procesos internos y externos,
al automatizar los procesos se simplifican tareas
y se acortan los tiempos, se comparten tanto cargas
de trabajo como documentos en varios entornos, se
centraliza la gestión de todos los documentos y contenidos
en un solo repositorio, se optimiza el flujo de trabajo
entre departamentos.
- Independencia
del papel: se evitan pérdidas de documentos,
no hay que exponerse a la degradación del papel ni
a situaciones de riesgo (agua, fuego, polvo, insectos,
etc.) no hay que desplazarse físicamente hasta el
lugar donde se guarda el documento, no existen riesgos
de deterioro en la manipulación.
- Mayor seguridad
de la información: mayor confidencialidad de
los datos al permitir establecer niveles de seguridad
para cada perfil de usuario (hacer que
los documentos estén disponibles para cada uno de
sus posibles usuarios pero que ninguno sea visto por
quien no debería), control del sistema sobre los contenidos
que se cuelguen y utilicen dentro de la herramienta.
- Gestión del ciclo
de vida de los documentos: desde su creación hasta
su caducidad, archivo definitivo o destrucción, todo
documento atraviesa diferentes estados, normalmente
relacionados con el usuario que lo esté utilizando
en ese instante, de modo que en todo momento se pueda
saber quién tiene el documento o qué fases de su
ciclo ya se han superado.
- Gestión del conocimiento:
disponer eficazmente de la información es el
primer paso para que sea utilizada, se integran herramientas
aisladas en un único entorno más accesible y cómodo
para el empleado, se facilita la información que es
relevante para sus funciones e intereses.
NUESTRA PROPUESTA
DE VALOR
GIT-DOC se ha desarrollado
como una potente herramienta de gestión documental,
capaz de personalizar soluciones adaptadas a
la medida de las necesidades que una empresa demande.
Por tanto no se trata
de una solución específica sino adaptable,
permitiendo parametrizar cualquier necesidad
a la hora de estructurar documentos, gestionar contenidos
o automatizar procesos con ilimitados requerimientos.
La potencia y flexibilidad
del software permiten configurar soluciones a medida
del cliente sin necesidad de realizar modificaciones
al software (sino parametrizándolo), lo que reduce de
forma drástica el tiempo de implantación y los costes,
a la vez que aumenta la calidad de la solución.
Además su arquitectura abierta y modular permite
desarrollos futuros.
Nuestro enfoque a la
hora de afrontar un proceso de implantación nos permite
añadir un valor único:
ENFOQUE SÓLIDO
La funcionalidad de
GIT-DOC da soporte a cualquiera de las necesidades
de gestión documental como consecuencia del conocimiento
del modelo operativo de muchas empresas y la realización
de gran parte del trabajo de diagnóstico detallado de
los procesos de gestión documental.
De hecho, en un primer
momento GIT-DOC se crea como herramienta que
nos permita gestionar de la forma más ágil dichos procesos
en nuestra labor de externalización de servicios
de gestión documental para otras empresas. A través
de distintos módulos se han ido soportando nuevas funcionalidades,
generándose una solución completa para gestionar
y distribuir la información de forma automatizada,
gestionar contenidos y documentos.
Además trata de reunir
las mejores prácticas en este tipo de proyectos,
tanto propios, como adquiridas por la relación con
los clientes y con la industria de la gestión
documental.
ENFOQUE EN LOS RESULTADOS
Con el objetivo de
lograr los máximos resultados:
