|
flujos de trabajo
La actividad diaria
de las organizaciones implica la definición y ejecución
de flujos de trabajo o workflows, es decir, un conjunto
de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo
por distintos miembros para la consecución de un mismo
objetivo.
Los flujos de trabajo
de muchas de estas organizaciones incluyen en su secuencia
de tareas la gestión de documentos, como por ejemplo:
la generación y aprobación de órdenes de compra, autorizaciones
de notas de pedido, aprobaciones de crédito, procesos
de reclamaciones, pago de facturas de proveedores, etc.
Este tipo de tareas se
llevan a cabo normalmente de forma manual empleándose
una gran cantidad de horas en trabajos administrativos
(e incurriendo en grandes costes de explotación) debido
al volumen masivo de documentos a manejar, la alta
dependencia de papel, el traslado de información
entre personas, la falta de conocimiento de los
procesos de la empresa o la dificultad para medir el cumplimiento
de estándares y costos involucrados.
Esto implica una ejecución
lenta y sin un control fiable sobre la misma, en un
entorno con demandas crecientes de competitividad,
calidad y servicio al cliente; mejora continua de los
procesos; mejor coordinación, comunicación y cooperación;
mayor agilidad y flexibilidad de los sistemas que soportan
el negocio.
La amplia experiencia
de nuestra empresa en la gestión de procesos documentales,
nos permite contar con una solución capaz de satisfacer
las mencionadas necesidades de nuestros clientes, automatizando
el intercambio de información entre los participantes
y de acuerdo a las reglas de negocio establecidas. Con
la solución GIT-DOC la gestión de aquellos procesos que
requieren el intercambio y revisión de documentos por
distintas personas se puede automatizar, facilitando la
gestión y el control de la información.
De esta forma, se
evita tener que manejar grandes volúmenes de
papel, logrando un conocimiento real de los costes y su
reducción respecto a los procesos manuales, permite
una visión global de los procesos corporativos,
un mejor entendimiento del negocio y el control
total del cumplimiento de estándares.
Por otra parte, la
monitorización proporciona la información necesaria
acerca de la eficiencia de los procesos para poder poner
en marcha medidas correctoras, agilizar los procesos,
eliminar cuellos de botella, redefinir controles de seguridad
y garantizar la ejecución de los mismos.
GIT-DOC Workflow es
una solución que permite la definición, administración
y control los flujos de trabajo y la automatización de
procesos.
Las funcionalidades
de GIT-DOC WORKFLOW permiten:
1) El diseño de procesos
pudiendo especificar:
Las tareas que
componen el proceso y el orden secuencial o en paralelo
en que deberán ejecutarse. Además se podrán planificar
gráficamente las rutas y dibujar los diferentes
recorridos de los documentos por el organigrama de la
empresa.
También se contempla
el diseño de rutas alternativas para el caso
de que en un mismo proceso, los documentos en función
de ciertos criterios, puedan seguir rutas diferentes.
Las personas que las
van a realizar. Se asegura que las tareas se asignen
a las personas de forma automática según criterios establecidos.
El sistema observa
la posibilidad de introducir órdenes de delegación de
tareas en otro usuario (para que en caso de ausencia
de un responsable no se detenga el proceso) asegurando
que éstas quedan reflejadas.
Los recursos de información
que se asignarán proactivamente a las personas que deban
ejecutar las tareas para asegurar su realización.
2) Puesta en marcha
del proceso. La ejecución de un proceso se puede iniciar
de varias formas: desde la captura de un documento, desde
los resultados de una consulta (pudiendo recuperarse por
infinidad de criterios o reglas a establecer: autor, nombre,
procedencia, palabras clave, códigos, etc.) o bien, mediante
la selección de la tarea por el usuario.
Una vez iniciado, las
acciones ejecutadas son:
El enrutamiento
de los documentos hacia los distintos usuarios que realizarán
las funciones asignadas según el proceso.
Una vez los documentos
llegan al usuario asignado, éste podrá gestionar,
crear, editar, visualizar, autorizar, firmar o eliminar
dichos documentos o imágenes.
3) Durante la ejecución
del proceso permite:
Envío de avisos
a las personas de las actividades de su responsabilidad
y que son parte de una cola de workflow, optimizando la
colaboración entre personas que compartan procesos.
Control de estados:
si varios usuarios tienen que realizar aportaciones
a un mismo documento, el sistema gestiona el acceso a
éste, de modo que no se solapen modificaciones ni se generen
conflictos de múltiple concurrencia.
Definición y control
de alertas según criterios de tiempo, evento o condición,
provocando así algún mensaje a un supervisor, un escalado
de actividades a otras personas para que las resuelvan
o una reasignación automática.
Consulta de procedimientos
"on line" para cada instancia del proceso.
4) Seguimiento de las
tareas en curso. GIT- DOC permite el conocimiento
del estado de los procesos.
5) Gestión de procesos.
Posibilidad de crear y evaluar métricas relacionadas con
el tiempo, coste o calidad del proceso. Todos los procesos
realizados quedan registrados para su cómputo, análisis
y seguimiento, lo que además posibilita disponer de un
histórico.
Funcionalidades
Workflow
La gestión de procesos
de GIT-DOC, es una solución que permite la definición,
administración y control de los flujos de trabajo y
la automatización de procesos asociados.
Durante el diseño
de procesos se especifica:
- Las tareas
que componen el proceso y el orden en que deberán ejecutarse.
- La planificación
gráfica de las rutas, dibujando los diferentes
recorridos de los documentos por el organigrama de la
empresa.
- Los usuarios responsables
que las van a realizar, las tareas se asignan a las
personas de forma automática según criterios establecidos.
- La posibilidad de
introducir órdenes de delegación de tareas
en otro usuario.
- Los recursos de
información que se asignarán a las personas
que deban ejecutar las tareas para asegurar su realización.
La puesta en marcha
del proceso comienza desde la captura de un documento,
desde los resultados de una consulta o mediante
la selección de la tarea por el usuario.
El enrutamiento
de los documentos se produce de forma automática
hacia los distintos usuarios que realizarán las funciones
asignadas según el proceso: gestionar, crear, editar,
visualizar, autorizar, firmar o eliminar dichos documentos
o imágenes.
Durante la ejecución
de proceso están disponibles múltiples funciones:
- Envío de avisos
a las personas de las actividades de su responsabilidad
y que son parte de un workflow.
- Control de estados:
gestión del acceso al documento por
distintos usuarios de modo que no se solapen modificaciones
ni
se generen conflictos de múltiple concurrencia.
- Definición y control
de alertas según criterios de tiempo,
evento o condición, provocando así algún mensaje a un
supervisor, un escalado de actividades a otras personas
para
que las resuelvan o una reasignación automática.
- Consulta de procedimientos
"on line" para cada instancia del proceso.
- Seguimiento de las
tareas en curso. GIT- DOC permite el conocimiento
del estado de los procesos.
La gestión de procesos
permite crear y evaluar métricas relacionadas
con el tiempo, coste o calidad del
proceso. Todos los procesos realizados quedan registrados
para su cómputo, análisis y seguimiento, lo que además
posibilita disponer de un histórico.
|
